Privacy policy

1. Johdanto ja rekisterinpitäjä

Scene ry organises Overclock LAN -the event ("Event") and we are committed to protecting your personal data in accordance with GDPR. This policy explains how we collect, use and process the personal data of participants, visitors, and website visitors (data subjects).

Data controller information:

• Name: Scene ry
• Address: Humalistonkatu 8, 20100 Turku
• Email for privacy inquiries: hallitus@scene.fi

2. Personal data we collect

We collect and process your personal data in the following categories:

• Registration data: Name, email address, phone number. Date of birth (for age limits or competition divisions). Emergency contact details.
• Payment data: Event details, see myyntiehdot-sivu.
• Event participation data: Istumapaikan numero (jos varattu), joukkueen nimi (jos sovellettavissa), tournamentosallistumisen tiedot, ruokavaliovaatimukset (jos tarjoamme catering-palveluita).
• Verkkosivu- ja tekniset tiedot: IP address, browser type and operating system. Data collected via cookies or analytics (see section 4).
• Media data: Photographs and video footage taken at the Event.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

We process your personal data on the following legal bases:

A. Contractual obligation (GDPR Article 6(1)(b))

Käsittely on välttämätöntä sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Purposes: ticketjen myynnin ja rekisteröinnin käsittely, istumapaikan varaaminen, tournamentosallistumisen hallinta ja välttämättömien palveluiden tarjoaminen Event aikana.

B. Oikeutettu etu (GDPR 6(1)(f) artikla)

Käsittely on välttämätöntä meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Purposes:

• Event turvallisuus: hätäyhteystietojen käyttö turvallisuuden varmistamiseksi.
• Essential communication: tärkeiden, ei-markkinointiin liittyvien eventinfojen (esim. schedulet, säännöt) lähettäminen sähköpostitse.
• Event promotointi (media): valokuvien ja videoiden ottaminen julkisilla alueilla Event mainostamiseksi.
• Internal analytics: verkkosivun käytön analysointi palveluidemme parantamiseksi.

C. Consent (GDPR Article 6(1)(a))

Käsittelemme tietoja vain, jos olet antanut siihen vapaaehtoisen suostumuksen. Purposes:

• Marketing communication: sähköpostimarkkinoinnin lähettäminen tulevista tapahtumista. Vaatii aina erillisen, explicit consent.
• Specific sharing: tietojen jakaminen tietyille yhteistyökumppaneille tai sponsoreille (esim. palkintoarvontaa varten), jos olet antanut explicit consent tähän jakamiseen.

D. Media ja valokuvaus

We use oikeutettua etua to take photos and videos in public areas of the event for promotional purposes. If we need an image of you for specific marketing campaigns, we will ask you for separate consent. Right to object: jos vastustat kuvaamistasi tai haluat kuvan itsestäsi poistettavan, ota meihin yhteyttä välittömästi.

4. Evästeet ja jakaminen kolmansien osapuolten kanssa

A. Cookies

We use essential cookies verkkosivuston toiminnan varmistamiseksi (perustuu oikeutettuun etuun). We use analytics or marketing cookies only if you give explicit consent via the cookie banner. Lue lisää evästekäytännöstä.

B. Data sharing

We share your personal data only when necessary to organise the Event, and we ensure that third parties comply with the GDPR:

• Ticketing- ja maksunkäsittelijät: henkilötiedot ja maksutiedot lipunoston käsittelyyn.
• Tournament platforms: nimi ja playjatunnus tournamentten hallinnointiin.
• Catering suppliers: ruokavaliovaatimukset ruokapalveluiden for the provision of.
• Legal requirements: lainvalvontaviranomaisille tai viranomaisille, jos laki niin vaatii.

5. Tietoturva ja säilytys

Security: käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia (mukaan lukien salaus ja pääsynvalvonta) suojellaksemme tietojasi luvattomalta pääsyltä tai vahingolta.

Retention: säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelytarkoitusten täyttämiseksi. Yleensä tapahtumiin liittyvät tiedot säilytetään 2 vuotta after the event, after which it is securely deleted or anonymised, unless you have an active marketing consent.

6. Sinun tietosuojaoikeutesi (GDPR)

You have the right to exercise the following rights by contacting us at the email address given in section 1:

• Oikeus saada tietoa - oikeus tietää, miten tietojasi käytetään.
• Oikeus päästä tietoihin - oikeus pyytää kopio hallussamme olevista tiedoista.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen - oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi) - oikeus pyytää tietojesi poistamista tietyin edellytyksin.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen - oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä tietyin edellytyksin.
• Oikeus vastustaa käsittelyä - oikeus vastustaa käsittelyä, mukaan lukien suoramarkkinointi.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen - oikeus saada tietosi siirrettyä toiselle organisaatiolle tai itsellesi tietyin edellytyksin.
• Oikeus peruuttaa suostumus - jos käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa se milloin tahansa.

7. Valvontaviranomainen

If you have a complaint about the processing of your personal data, you have the right to lodge a complaint with your local supervisory authority. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.

Contact

Privacyan liittyvät kyselyt: hallitus@scene.fi
Yleinen yhteydenotto: info@overclock.fi